推行電子化 審計(jì)署深圳辦檔案信息利用效果顯著(07-11-22)
自去年開(kāi)始,審計(jì)署逐步推行檔案電子化工作。審計(jì)署駐深圳辦該項(xiàng)工作起步較晚,但進(jìn)展較快。該辦于2007年6月初步完成了電子檔案庫(kù)的建設(shè)。該項(xiàng)工作完成以來(lái),在機(jī)關(guān)管理中發(fā)揮了良好的作用,審計(jì)人員充分感受了檔案電子化、管理信息化帶來(lái)的極大便利,也深切地體會(huì)了審計(jì)署組織開(kāi)展這項(xiàng)工作的深遠(yuǎn)意義。
該辦在電子檔案庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中,充分考慮了機(jī)關(guān)管理的需要,除了將2007年度以前形成的文書(shū)檔案和審計(jì)檔案掃描入庫(kù)外,還將基建檔案以及平時(shí)查找較多的編研資料等全部掃描入庫(kù)。今年6月底,該辦電子檔案的查、借閱系統(tǒng)正式啟用,短短4個(gè)月期間,全辦干部查看、借閱電子檔案累計(jì)達(dá)1066人/次,按在職干部人數(shù)計(jì),人均閱檔14次。既滿足了審計(jì)人員對(duì)審計(jì)檔案的借閱需求,也滿足了機(jī)關(guān)管理人員對(duì)其他資料的借閱需求。此外,通過(guò)直接打印的方式,為外單位提供審計(jì)情況資料1386頁(yè),不僅避免了拆釘、復(fù)印等手段對(duì)檔案實(shí)體造成的損傷,也大大提高了檢索查詢的速度,最大限度地減少了檔案管理人員的工作量。
今年10月,該辦啟動(dòng)辦公樓維修改造工程,在工程施工期間,更加充分地體現(xiàn)了電子檔案庫(kù)的優(yōu)越性。開(kāi)工前,為保證檔案實(shí)體的安全,辦公室將所有紙質(zhì)檔案打包裝箱,從施工區(qū)域轉(zhuǎn)移到安全場(chǎng)所,由于保管場(chǎng)所較小,也為了減少日后檔案實(shí)體歸位帶來(lái)的重復(fù)勞動(dòng),對(duì)113箱檔案資料實(shí)行封存管理,完全依靠電子檔案庫(kù)實(shí)現(xiàn)各類借閱查詢。10月中旬,財(cái)政部駐深圳市財(cái)政監(jiān)察專員辦事處開(kāi)展了對(duì)該辦的財(cái)務(wù)檢查,該辦需要給檢查組提供大量的歷史資料,檔案管理員通過(guò)電子檔案庫(kù),滿足了檢查組提出的所有公文查找需求,在辦公區(qū)域工程施工、辦公條件極不完備的特殊時(shí)期,該辦高效率的工作和良好的配合得到檢查組的好評(píng),期間沒(méi)有動(dòng)用任何檔案實(shí)體。
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