加強(qiáng)和提升審計(jì)檔案管理水平成為審計(jì)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作。濟(jì)南辦一直注重加強(qiáng)和改進(jìn)這項(xiàng)工作，尤其是近兩年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子更是將其作為促進(jìn)和提高審計(jì)工作質(zhì)量、深化審計(jì)的一個(gè)突破口。2004年底，該辦專職檔案管理員退休，圍繞配不配專職檔案員，配備什么標(biāo)準(zhǔn)的檔案員問題，領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間存在著思想分歧，故檔案工作由機(jī)要員兼任一年多。到2006年底，新任辦領(lǐng)導(dǎo)舍得投入，選配一名中共黨員、碩士研究生、主任科員任專職檔案員，使檔案員配備標(biāo)準(zhǔn)闖歷史新高。對(duì)此，有的同志認(rèn)為沒必要、不應(yīng)該，辦黨組書記、馬青山副特派員卻說，檔案工作非常重要，大處不講，就講一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或老同志退休時(shí)，如果把他任職期間的講話錄像、工作業(yè)績、重大活動(dòng)記載等刻錄成光盤送給他，他一定會(huì)作為最珍貴的禮物收藏。實(shí)踐證明，新配備的專職檔案員充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)專業(yè)特長，在較短的時(shí)間內(nèi)完成了檔案數(shù)字化加工，審計(jì)檔案、文書檔案實(shí)現(xiàn)了通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)按照所授權(quán)限查詢、借閱、審批和在線瀏覽，有效地推進(jìn)了檔案信息化軟硬件建設(shè)，提高了信息化應(yīng)用水平。

    實(shí)現(xiàn)“省特級(jí)檔案室”的硬件要求是很嚴(yán)格的，濟(jì)南辦分管檔案工作的辦公室宿副主任說，辦領(lǐng)導(dǎo)非常重視和支持檔案升級(jí)工作，多次強(qiáng)調(diào)辦公用房要優(yōu)先考慮檔案室用房，各項(xiàng)設(shè)施一定要符合檔案管理要求，審計(jì)經(jīng)費(fèi)再緊張，也不能缺了檔案管理的需要。兩年來，該辦投入近10萬元?？钯徶煤透铝嗽O(shè)備。整修后的檔案庫房面積50平方米，能容納本辦全部檔案，并留有余地。辦公室面積20平方米，閱檔室及榮譽(yù)室面積40平方米，均能滿足工作需要。走進(jìn)檔案辦公室，展現(xiàn)在人們面前的是兩臺(tái)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、防磁柜、碎紙機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，確保了檔案管理工作需要。再看檔案庫房，安裝了防盜門窗、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，自動(dòng)調(diào)控加濕器和除濕機(jī)，使檔案庫房的濕度始終保持在45—60%。在辦公大樓內(nèi)安裝了火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)消防系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)，切實(shí)做了防竊、防火、保安全。

     “省特級(jí)檔案室”的軟件“門檻”也很高，僅考核標(biāo)準(zhǔn)從人員體制、制度設(shè)施，到管理利用、監(jiān)督作用，涉及25大項(xiàng)65個(gè)考核指標(biāo)。該辦從2005年底開始著手準(zhǔn)備，首先按照檔案信息安全保密制度及電子檔案歸檔程序和要求，用了半年時(shí)間，將建辦17年以來的紙質(zhì)檔案，包括審計(jì)檔案、文書檔案共2073卷、2988件，近40萬頁全部進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。今年5月又組織人員將歸檔的2006年各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工并轉(zhuǎn)化為電子檔案，創(chuàng)立了“省特級(jí)”檔案標(biāo)準(zhǔn)首要條件。

     實(shí)行檔案數(shù)字化以后，為辦領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供了準(zhǔn)確、及時(shí)、快捷、全面的檔案信息查詢服務(wù)，解決了檔案資料的查找、移交、存儲(chǔ)、安全、共享等諸多問題，使檔案在審計(jì)工作中的作用得到了充分發(fā)揮，為審計(jì)工作質(zhì)量的提高和深化創(chuàng)造了有利條件，同時(shí)，大大提高了檔案管理的層次和利用率，受到了審計(jì)署的充分肯定和通報(bào)表揚(yáng)。現(xiàn)在借閱資料、查閱檔案，足不出屋、“一鍵搞掂”，既省心省力，又安全快截，全辦同志都說好。

    目前，該辦存的有文書檔案、審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、設(shè)備檔案、資料共八大類，4259卷、件。這些檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化以后，其快捷便利的借閱條件，加大了借閱、開發(fā)、利用力度。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，去年以來，僅網(wǎng)上審批借閱、提供檔案使用700多卷次，且達(dá)到了良好利用效果。如財(cái)政審計(jì)二處，2006年面對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)基金審計(jì)、醫(yī)療保險(xiǎn)基金審計(jì)、海關(guān)預(yù)算執(zhí)行情況和其他財(cái)政收支情況審計(jì)任務(wù)，審前查閱了以前年度相關(guān)類似項(xiàng)目的審計(jì)檔案，將以前年度審計(jì)查出的問題與審前調(diào)查掌握的被審計(jì)單位情況相比較，找出容易發(fā)生違規(guī)違紀(jì)問題的關(guān)鍵點(diǎn)，制定出切實(shí)可行的審計(jì)方案，大大提高了審計(jì)工作的針對(duì)性，增強(qiáng)了審計(jì)人員的信心，把握住了工作重點(diǎn)，提高了工作效率。4個(gè)項(xiàng)目共查出大量違紀(jì)違規(guī)資金；追回被侵占挪用資金5059萬元；編發(fā)審計(jì)信息16篇，被審計(jì)署采用11篇，其中被署《重要信息要目》采用4篇，全部被國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示；移送處理案件1件；編寫計(jì)算機(jī)審計(jì)專家經(jīng)驗(yàn)案例5篇。

    2007年，該辦金融審計(jì)處對(duì)某兩家銀行所屬部分分行實(shí)施審計(jì)。因涉及兩銀行聯(lián)合向山東省某廳發(fā)放貸款，審計(jì)人員關(guān)注貸款的風(fēng)險(xiǎn)狀況及貸款人的抵押擔(dān)保情況、償還能力等事項(xiàng)。他們借閱以前年度與兩行貸款相關(guān)的收費(fèi)公路審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目檔案，對(duì)相關(guān)取證資料進(jìn)行了分析并作用于兩銀行項(xiàng)目審計(jì)，從而提高了工作效率，擴(kuò)大了審計(jì)成果。審計(jì)查出的違規(guī)違紀(jì)問題形成審計(jì)信息上報(bào)審計(jì)署后，受到充分肯定。

    除此之外，該辦審計(jì)檔案還在為業(yè)務(wù)處撰寫專題審計(jì)材料提供資料參考；為整理建辦以來的人事檔案、工資檔案提供必要資料；為開展編制《組織沿革》、《大事記》、《典型實(shí)例匯編》、《審計(jì)年鑒》、《組織史資料》等提供了史料，發(fā)揮了服務(wù)功能。

    今年以來，濟(jì)南辦的審計(jì)成果進(jìn)度表上顯示，截止10月底共完成審計(jì)項(xiàng)目13個(gè)，查處各類違紀(jì)金額1.74億元、損失浪費(fèi)金額4.16億元、管理不規(guī)范金額252.47億元，各項(xiàng)成果指標(biāo)均高于去年同期水平。究其因，很重要的一個(gè)因素是創(chuàng)建了檔案運(yùn)行快速服務(wù)機(jī)制。

    為了保證檔案管理運(yùn)行暢順，切實(shí)發(fā)揮為審計(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的功能，該辦成立了以“一把手”為領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，安排一名副局級(jí)審計(jì)員具體主管此項(xiàng)工作，專門研究解決不適應(yīng)工作要求疑難問題，研究推進(jìn)提高發(fā)展方面的舉措。為了提高依法治檔的自覺性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，他們購買相關(guān)書籍，在辦內(nèi)開展了《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等學(xué)習(xí)、宣傳活動(dòng)；積極參加上級(jí)組織的各類檔案知識(shí)競賽；采取集中培訓(xùn)和個(gè)別指導(dǎo)等多種形式，向?qū)徲?jì)人員講解立卷歸檔的相關(guān)知識(shí)，提高了審計(jì)人員的認(rèn)識(shí)水平和檔案操作技能。

    現(xiàn)任專職檔案員小張深有感觸的說，現(xiàn)在的檔案管理目標(biāo)明確、責(zé)任清楚，我們心里踏實(shí)、干得省心，因?yàn)檗k領(lǐng)導(dǎo)給檔案工作注入了動(dòng)力、增強(qiáng)了活力。原來該辦將檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，納入機(jī)關(guān)的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。檔案工作列為全辦量化考核內(nèi)容，年末逐項(xiàng)考核計(jì)分，各項(xiàng)制度落到實(shí)處。還建立了機(jī)關(guān)檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督立卷，處室負(fù)責(zé)具體立卷，檔案室檢查、驗(yàn)收、集中統(tǒng)一保管制度，做到“誰審計(jì)、誰立卷、審結(jié)卷成” 確保了各處室都在關(guān)注檔案、利用檔案。

    為了保障檔案工作的有續(xù)進(jìn)行和資產(chǎn)的安全完整，該辦先后制定和完善了21項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度，涵蓋了檔案歸檔、保管保密、崗位責(zé)任制、借閱利用等全過程，從制度建設(shè)上滿足了日常檔案管理工作的需要。目前，在全辦人員的案頭或書櫥里大都放有一本《檔案管理工作規(guī)章制度》匯編。