持之以恒做好一件事

——審計檔案的“立”與“用”

□ 冷萌曉

“如果我們的審計檔案工作搞好了，再過若干年后，我們的后代來研究我們這段歷史的時候，就有大量真實的檔案資料可資利用。”這是李金華同志在1987年發(fā)表的《加強審計檔案工作》一文中寫到的。

在此次“審計優(yōu)良傳統(tǒng)、作風(fēng)與精神”訪談活動中，為了梳理歷史、核實細(xì)節(jié)，我們查閱了大量的審計檔案。這些記錄過往、內(nèi)容詳盡的信息資料，為此次工作的順利開展提供了極大的便利。

回望過去，審計署成立之初，審計檔案并沒有直接的管理經(jīng)驗可以復(fù)制和借鑒。而今天，它卻以獨有的特點，發(fā)揮著越來越重要的作用。審計檔案的管理工作究竟經(jīng)過了怎樣的發(fā)展歷程？我們?yōu)榇俗咴L了一些老同志。

結(jié)緣蘭臺

原在中共中央辦公廳機要局工作的曹忠，1983年調(diào)到審計署籌備組，1984年6月任辦公廳副主任，分管文書、檔案工作，干了三十幾年機要工作的他從此與蘭臺結(jié)緣。

1984年，曹忠53歲，為了推動檔案這項“新鮮工作”的開展，他進(jìn)行了很多研究和探索。

“審計有一個特殊性，發(fā)現(xiàn)的問題涉及材料非常多，量很大。審計檔案很重要，審計形成的材料隨時可能要查。既然這樣就得有一套理論、一套方法（去管理）。”曹忠這樣看待這項工作。

為了摸索出適合審計工作的檔案管理途徑，曹忠不僅研究審計，還研究檔案管理理論和方法，最終參考美國檔案學(xué)家的“來源原則、全宗原則和職能原則”，再結(jié)合中國審計實踐，提出了關(guān)于審計檔案職能分類原則。其目的是把審計文件材料從審計機關(guān)形成的全部文件材料中區(qū)分和分離出來，將“審計檔案”作為獨立體系進(jìn)行管理。這個研究成果在上世紀(jì)80年代中期即獲得了國家檔案局的認(rèn)可。

“我在審計署主要就做了這件事，（它）花了我大量的時間和精力。”在訪談時，曹忠這樣說。

曹忠接受采訪（圖片由李蘇提供）

1986年4月，審計署和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《審計檔案管理工作的暫行規(guī)定》，第一次提出了審計檔案實行集中統(tǒng)一管理的基本原則和立卷歸檔以審計項目為單位的基本方法，為后來審計檔案科學(xué)有序、嚴(yán)格規(guī)范的管理奠定了基礎(chǔ)。

“三按”方法體系出臺

一個審計項目，現(xiàn)場審計結(jié)束并不是真正意義上的結(jié)束，還有最后一道工序，即將整個項目的審計文件材料整理立卷歸檔——這也是做起來最為繁瑣的一道工序。

1987年5月，審計署首次召開了全國審計機關(guān)檔案工作座談會。當(dāng)時，審計署的檔案工作得到了國家檔案局的充分肯定。此次座談會紀(jì)要成為全國審計系統(tǒng)檔案工作的指導(dǎo)性文件，并提出了具有行業(yè)特色的“誰審計誰立卷的原則”，推行審計人員立卷責(zé)任制。

1987年，時任副審計長李金華曾對“誰審計誰立卷”原則有這樣的表述：“只有親自參加審計工作的同志，對這個過程中形成的文件材料最熟悉。哪些需要歸檔，哪些不需要；哪些有價值，哪些沒有價值；哪些是原稿，哪些是后來改的，他們最清楚。因此，誰審計誰立卷，既可保證檔案的準(zhǔn)確可靠，又能提高工作效率、節(jié)省人力。如果把這件事完全交給檔案人員去做，恐怕增加五倍、六倍的檔案人員也不行。”在嚴(yán)格要求和教育培訓(xùn)下，審計人員逐漸提高了檔案管理意識。

1987年，審計署出臺《審計文件材料立卷歸檔工作試行程序》，明確了審計檔案以審計項目分類、按三個單元（審計文書、取證材料、項目計劃與總結(jié)）排列的組卷方法。自此，按職能分類、按項目立卷、按單元排列的“三按”方法體系形成，審計檔案工作走上了規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

檔案的價值

《審計檔案理論與實務(wù)》封面

審計檔案是審計業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，一直以來，審計署對立卷工作有著“完整、精煉、規(guī)范”的質(zhì)量要求。

至1991年，審計署和國家檔案局先后研究、出臺了5個審計檔案工作制度和規(guī)范性文件。遵循這些規(guī)范，審計檔案立卷質(zhì)量達(dá)到了一定的水準(zhǔn)。有一些審計機關(guān)還根據(jù)審計署的相關(guān)規(guī)范，將此前已立卷歸檔的全部審計案卷重新進(jìn)行了立卷整理。有的審計機關(guān)對不符合規(guī)定的審計檔案一律進(jìn)行了返工。

審計檔案在審計工作中占有重要地位，也的確發(fā)揮了重要作用。如在處理復(fù)審、申訴和行政訴訟等事項時，審計檔案提供了可靠的依據(jù)。

審計署曾對內(nèi)蒙古物資局1984年以前財務(wù)收支進(jìn)行過審計。對于審計結(jié)論和決定，該局原領(lǐng)導(dǎo)曾三次向上級機關(guān)提出申訴。因?qū)徲嫏n案資料完整、過硬，每次申訴都得以及時、順利地處理。

1987年，李金華同志到貴州省調(diào)研，那里正在研究預(yù)算外基建投資問題，財政部門一個數(shù)字，計劃部門一個數(shù)字，對不起來。經(jīng)審計部門對審計檔案逐個核對查實，得到了一個比較準(zhǔn)確的數(shù)字，從而為省領(lǐng)導(dǎo)的宏觀經(jīng)濟決策提供了準(zhǔn)確的信息。他表示，“提高審計質(zhì)量本身就要求審計檔案必須齊全、精確和有使用價值。”

2007年，審計署及18個特派辦全部實現(xiàn)了審計檔案電子化和網(wǎng)上借閱瀏覽檔案，對海量檔案的管理工作走在了中央國家機關(guān)前列，受到國家檔案局的高度贊揚，成為展示審計署嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作形象的一個重要窗口。

原副審計長崔建民曾把審計檔案工作者稱為“無名英雄”，認(rèn)為“這項工作搞得好壞，是關(guān)系審計機關(guān)‘抓重點，打基礎(chǔ)’的大事”。從1987年即開始從事審計署檔案工作的馬榮春這樣形容自己多年的工作體悟：“只要有高度的責(zé)任心，堅定的信心，持之以恒，就一定能做好一件事，（而）這一件事不一定驚天動地。”

2015年9月底曹忠在家中接受采訪后與訪談組同志合影