為切實提高檔案管理水平，主動服務審計工作，近年來，審計署駐哈爾濱特派辦采取五項措施，全面加強檔案基礎管理，有效促進了審計工作的順利開展。

    一是高度重視、加強領導。新一屆領導班子成立以后，及時調整了辦檔案管理工作領導小組和鑒定小組，并把檔案工作列入全年目標考核。2011年，由于處室調整，人員變動頻繁，我們又重新調整了檔案管理網(wǎng)絡，真正做到人員變動時，領導力量不減，班子不撤，工作不放松。

    二是注重培訓，堅持宣傳。辦內設有專職檔案員一名，兼職檔案員13名，專職檔案員除定期參加上級部門組織的檔案培訓外，還利用電子屏幕、張貼展板、分發(fā)小冊子等形式，在全辦范圍內廣泛宣傳檔案工作和業(yè)務知識，并定期為各業(yè)務處室訂閱《中國檔案報》、《中國檔案》、《黑龍江檔案》等報刊雜志，讓他們及時了解行業(yè)動態(tài)。每年年末歸檔時，專職檔案員都深入處室，對檔案立卷歸檔進行現(xiàn)場指導，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

    三是按時歸檔、關口前移。案卷的內在質量是衡量檔案管理水平的一個重要標志，因此相關處室和人員在檔案立卷歸檔時高度重視案卷質量，盡量做到組卷合理，保管期限劃分準確，卷內文件材料排列合理，卷內目錄整潔清晰，備考表、案卷封皮填寫完整清楚，努力使案卷質量達到國家標準，并堅持把案卷質量工作做在平時，關口前移，由兼職檔案人員嚴格把關，再移交檔案室。歸檔結束后，由專職檔案員編寫歸檔文件整理說明。

    四是重視基礎、完善設施。幾年來，辦黨組一直重視檔案基礎設施建設，今年又加大投入，為檔案室更換了密網(wǎng)計算機、碎紙機、檔案整理機，購置了臭氧消毒機、安裝了氣體滅火裝置、報警設備和監(jiān)控等硬件設施，使檔案室設備設施齊全，完全符合檔案保管和保密的要求。

    五是重視編研，促進利用。開發(fā)檔案信息資源，為審計事業(yè)發(fā)展服務是檔案工作的永恒主題。為了保證快速準確地查詢檔案，辦內編制了《文書檔案卷內文件目錄》、《審計檔案案卷目錄》、《二套卷檔案卷內文件目錄》。同時，又利用檔案資源，續(xù)編了《全宗指南》、《大事記》、《優(yōu)秀審計項目匯編》、《哈爾濱辦歷年專家經(jīng)驗及審計方法匯編》、《審計理論研討會論文匯編》和《重要會議匯編》等十幾種匯編。便利的檢索工具和清晰的編研材料，及時有效地為利用者提供了各種資料，從2004年至2011年9月，檔案室先后為2705人次提供利用檔案案卷3857卷次，使全辦檔案利用工作的效果得到了明顯的提高。（武秀元）

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