為適應(yīng)審計工作發(fā)展需求，近年來，審計署駐昆明特派員辦事處把檔案工作重心從檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用工作上，使檔案潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實利用價值，在各項工作中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

    一、筑牢“檔案收集”基礎(chǔ)，建立檔案資源庫

    一是集中收集各門類檔案。檔案利用的前提是要豐富室藏檔案的內(nèi)容，要做到用之有物。昆明辦自成立辦以來都嚴格執(zhí)行機關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的有關(guān)規(guī)定，認真收集整理各種門類的檔案，現(xiàn)在機關(guān)檔案室收集保存有文書檔案、審計專業(yè)審計、會計檔案、基建檔案、印章檔案、實物檔案、照片檔案和資料等。各門類不同載體檔案都已上架裝柜保存，排列有序、標識清楚。

    二是收集檔案由被動變?yōu)橹鲃映鰮?。昆明辦的檔案員不是在檔案室等檔案，而是在平時的工作中注意了解單位開展的各項活動，有意識地收集辦內(nèi)開展有關(guān)活動形成的相關(guān)資料，同時制定了相關(guān)檔案收集的制度。

    三是嚴格執(zhí)行《檔案法》及審計署檔案管理工作的各項規(guī)定，做好檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案質(zhì)量。案卷標題完整、簡明、準確，充分揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。卷內(nèi)目錄、備考表、頁碼等各項填寫齊全、清楚。卷內(nèi)文件在整理裝幀時，質(zhì)量上嚴格把關(guān)，對破損文件，進行了必要的修補，裝訂文件，做到結(jié)實美觀，不影響閱讀。

    二、把握“檔案編研”脈絡(luò)，切實滿足使用者需求

    檔案編研主要是以檔案文件為主要物質(zhì)對象，對檔案文件的內(nèi)容進行研究和加工整理，滿足使用者對檔案信息的利用需求。檔案管理人員必須了解單位動向和需求，結(jié)合室藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料。多年來，該辦檔案室先后編制了《組織沿革》、《大事記》等編研材料；為審計署編寫《審計年鑒》、《組織史資料》等提供資料；并對本辦制定的規(guī)章制度分段進行了匯編，便于查找利用,切實滿足使用者對檔案信息利用的需要。嚴格執(zhí)行借閱審批制度，在利用工作中認真填寫《檔案借閱審批表》，利用完后填寫《利用效果登記表》和收集《檔案利用效果典型實例》。 

    三、圍繞“檔案利用”靈魂，激發(fā)檔案信息活力

    檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理工作的根本目的，檔案必須通過利用，才能產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案如何為全辦工作提供有效服務(wù)，集中體現(xiàn)在檔案信息資源開發(fā)利用的水平效果上。

    一是提前了解上級機關(guān)對本辦的各種考核考評，將考評檢查材料先收集、匯編后，成冊、成卷地提供利用，讓檢查人員系統(tǒng)、完整、快速地查閱資料。

    二是開展檔案的遠程利用工作。根據(jù)特派辦的工作實際，業(yè)務(wù)處室長期出差在外，檔案室在提供利用時充分利用電子檔案的優(yōu)勢，業(yè)務(wù)處和檔案人員通過OA辦公系統(tǒng)提供遠程利用（涉密檔案除外），滿足業(yè)務(wù)人員在外地利用檔案的需求。

    三是盡量提供電子檔案，大幅度節(jié)約紙張。檔案室從1998年就收集了辦內(nèi)歷年的發(fā)文電子數(shù)據(jù)，以及全部檔案的數(shù)字化。以往的利用檔案者大都需要復(fù)制檔案資料，但有OA系統(tǒng)后，直接查閱或傳輸電子文件，既方便利用又節(jié)約用紙。

    在昆明辦，檔案不是沉睡在檔案室的框架上，而是活躍在領(lǐng)導(dǎo)和職工的利用中，整理的一個個專題，一卷卷匯編，能方便快捷地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（何春紅  黃鉑湜）

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