近年來，審計署駐鄭州特派辦狠抓檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學化建設，尤其是信息化管理和檔案利用成果突出。
一是健全管理制度，明確崗位責任。根據(jù)審計工作特點和檔案管理要求，該辦先后建立健全了《檔案管理制度》、《審計檔案立卷歸檔實施規(guī)程》、《檔案案例管理應急預案》等多項制度，明確了審計組、立卷責任人、檔案管理人員的相關職責，從制度上理順了審計業(yè)務資料和文書資料的收集、整理、歸檔、借閱及保管等程序，提高了檔案管理工作的規(guī)范化水平。
二是完善硬件條件，實現(xiàn)安全管理。針對各類檔案案卷數(shù)量增長迅速的實際情況，該辦想方設法，重新調(diào)整了檔案用房，并對其進行了功能改造，實現(xiàn)了辦公室、閱覽室、檔案庫房“三分開”。同時，購置了檔案密集架、防磁柜、空調(diào)、計算機、刻錄機、照像機、掃描機等設備，為檔案工作創(chuàng)造了良好的基礎條件和工作環(huán)境。
三是加快信息化建設，提高檔案利用率。該辦多年來一直十分重視檔案信息化建設。截至目前，共掃描檔案資料43萬余張，逐步形成了較完整的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化上網(wǎng)和信息資料共享，審計人員在審計現(xiàn)場均可通過專網(wǎng)登錄《審計管理系統(tǒng)》進行電子檔案的網(wǎng)上借閱和全文瀏覽，較好地提高了檔案的利用率。
四是做好基礎工作，提升檔案質(zhì)量。2011年上半年，該辦按照國家檔案局和審計署有關機關文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，開展了2010年度各類檔案整理歸檔工作，共建立審計檔案600余卷、文書檔案340余卷，形成了大事記、機構組織沿革、信息匯編、文件匯編等編研成果，較好地發(fā)揮了檔案室作為信息庫的作用。
近日在接受河南省檔案局兩年一次的例行檢查中，該辦文件材料歸檔管理體制、歸檔文件材料整理、安全保管、編目檢索、檔案移交等方面32項內(nèi)容逐項通過檢查，并被評為優(yōu)秀等次。 （何繼敏 牛亞杰）
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