近年來，審計(jì)署駐廣州特派員辦事處采取多項(xiàng)舉措強(qiáng)化檔案管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。2000年該辦被廣東省檔案局評為檔案管理特級單位，2011年該辦檔案工作被廣東省檔案局評為“優(yōu)秀”等級，近日該辦檔案工作又被廣東省檔案局評為“優(yōu)秀”等級。
一是健全組織體系。該辦成立由辦領(lǐng)導(dǎo)和各處室主要負(fù)責(zé)人參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的決策和組織領(lǐng)導(dǎo)；招錄檔案專業(yè)人員專職從事檔案工作，提高檔案管理專業(yè)水平；選派嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致和責(zé)任心強(qiáng)的干部擔(dān)任處室兼職檔案員，進(jìn)一步明確職責(zé)任務(wù)；建立主審對項(xiàng)目檔案質(zhì)量的終身負(fù)責(zé)制，構(gòu)建從辦領(lǐng)導(dǎo)到辦公室主任、專職檔案員、處室負(fù)責(zé)人、兼職檔案員、主審的分層負(fù)責(zé)、分級控制的檔案管理組織體系，為檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的組織保障。
二是加強(qiáng)制度建設(shè)。緊緊圍繞服務(wù)審計(jì)工作，結(jié)合全辦開展的制度“廢、改、立”活動(dòng)，加強(qiáng)檔案工作的建章立制。2014年，該辦出臺了《審計(jì)署廣州特派辦檔案工作管理制度》，涵蓋了文書、審計(jì)、基建、會計(jì)、聲像等檔案資料，規(guī)范檔案管理人和使用人的行為，確保檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有法可依。
三是完善基礎(chǔ)設(shè)施。該辦辦公樓建設(shè)充分考慮了檔案管理功能需要，檔案功能區(qū)達(dá)到128平方米，其中無窗檔案庫房72平方米，采用了最先進(jìn)的氣體防護(hù)區(qū)的防火裝置；安裝了單獨(dú)空調(diào)，實(shí)現(xiàn)了恒溫恒濕；單獨(dú)設(shè)立了12平方米的閱文室以及44平方米的辦公區(qū)，做到了庫房、閱文、辦文三分開；檔案室配備了專用掃描儀、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)等；2014年，為高效安全做好檔案管理，該辦又專門配備了檔案掃描室，安裝了監(jiān)控設(shè)備，并單獨(dú)安裝了檔案室防盜門，確保檔案安全管理無死角，無隱患。
四是開發(fā)檔案資源。為方便和服務(wù)檔案查詢和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，該辦對檔案信息組合進(jìn)行深加工，編撰了簡明扼要的檔案全宗指南、大事記、組織沿革、審計(jì)成果統(tǒng)計(jì)匯編、優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目申報(bào)材料匯編、領(lǐng)導(dǎo)題詞匯編、審計(jì)實(shí)施方案匯編等，促進(jìn)審計(jì)檔案資源的充分挖掘和開發(fā)利用。
五是強(qiáng)化宣傳表彰。該辦以企信通、騰訊通、辦內(nèi)網(wǎng)為載體，采取多種宣傳培訓(xùn)方式，組織專職檔案員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及檔案知識。由辦公室聯(lián)合法規(guī)處從檔案規(guī)定、歸檔指導(dǎo)、檔案按時(shí)保質(zhì)移交、檔案保管、檔案鑒定、檔案整理數(shù)量和檔案成果等七個(gè)方面開展了優(yōu)秀兼職檔案員評比活動(dòng)，并給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，強(qiáng)化檔案工作激勵(lì)導(dǎo)向。（金 慧 史 勇）
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